Laatutavoitteita kannattaa hyödyntää monella tavalla. Yksi mainio tapa on henkilöstön osallistaminen, sillä se lisää jatkossa työhyvinvointia.
Edellisissä blogeissani annoin vinkkejä hyvien tavoitteiden löytämiseen ja niiden mittaamiseen.
Tässä blogissa kerron viisi vinkkiä, kuinka tavoitteita kannattaa käsitellä työyhteisössä ja mitä hyötyä käsittelystä on.
Yhteinen tavoitteiden käsittely luo yhtenäisyyden tunnetta.
Ollessani töissä yksityisessä ikäihmisten palvelukeskuksessa, tapoihimme kuului käydä läpi kerran kuukaudessa sekä prosessikohtaisesti että johtoryhmänä laatutavoitteita sekä poikkeamia.
Iloitsimme jos olimme menossa oikeaan suuntaan. Jos tavoitteet eivät olleet edenneet suunnitellusti, pohdimme moniammatillisesti keinoja asian korjaamiseksi.
Kerran kuukaudessa joimme koko henkilökunta yhdessä päiväkahvit. Tilaisuuden nimi oli kuukausikaffet. Tilaisuus yhdisti meitä yhteisönä, mutta se oli myös johdolle hyvä tilaisuus tuoda esille edellisen ja seuraavan kuukauden ajankohtaiset asiat.
Se oli myös oiva tilaisuus kertoa tavoitteiden tilasta. Pari kertaa jopa kohotimme maljan, ylitettyämme reilusti asiakastyytyväisyydelle asettamamme tavoitetason. Iloamme lisäsi, että olimme kaupungin vertailussa kärkisijoilla.
Kun saimme laadunhallinannasta sertifikaatin, kutsuimme johtona henkilökunnan spontaanisti koolle. Jälleen kohotimme maljan uudelle saavutuksellemme. Sinä hetkenä tunsimme olevamme yhdessä todella voimakkaita.
Oli myös ikävämpiä hetkiä. Kuukausikaffeilla kerroimme myös, kun olimme hävinneet erään merkittävän kilpailun. Päätimme jatkaa yhdessä ponnisteluja eteenpäin. Voisin melkein vannoa, että tuolla hetkellä yhteenkuuluvaisuuden tunne oli vielä koskettavampi.
Laatutavoitteiden saavuttaminen kytkettynä tulospalkkauksessa.
Joillakin aloilla tavoitteita hyödynnetään tulospalkkaukseen. Itselläni on vain vähän kokemusta tällaisesta, mutta se kaikki on myönteistä. Kytkimme nimittäin kerran asiakastyytyväisyysmittauksessa saatavan tuloksen tulospalkkaukseen. Meillä oli muistaakseni tavoitteena saada tulos 4,0/5. Saimme tulokseksi 4,3/5. Onnistuimme siis tavoitteessa hienosti.
Tuloksen perusteella maksettiin bonusta vakinaiselle henkilöstölle. Rajattuna kuitenkin heihin, jotka olivat olleet töissä edellisen vuoden. Huomioitavaa oli, että bonus maksettiin myös tukipalvelujen työntekijöille. Ajattelimme, että hyvän hoivapalvelun tuottaminen on kokonaisuus. Puhtaus ja ravitsemus ovat myös tärkeitä varsinaisen hoivan ohella.
Bonuksen saanti koettiin työnantajalta arvostuksen osoituksena.
Joitakin kommentteja tuli rajauksesta, kenelle sitä maksettiin. Esimerkiksi: Pitäisikö myös pitkäaikaisten sijaisten saada palkkio? Olivatko kaikki tehneet yhtä hyvää työtä? Pitäisikö palkkio saada enemmän henkilökohtaisen työsuorituksen perusteella? Nämä kommentit olivat kuitenkin vähemmistönä. Kokemuksena tällainen tulospalkkaus oli siis pääpiirteittäin hyvä.
No, tulospalkkaus ja tavoitteiden asettelu on niin laaja asia, että en käsittele sitä tämän enempää.
Huipputason työtyytyväisyys
Työyhteisömme työtyytyväisyys mitattiin kahden vuoden välein ulkopuolisen tahon toimesta. Työtyytyväisyys oli yleensä hyvällä tasolla ja kaksi kertaa se oli huipputasoa.
Työtyytyväisyys muodostuu monesta eri tekijästä. Väitän kuitenkin, että edellä kerrotulla toimintatavalla oli siihen suuri vaikutus. Kaikkinensahan kysymys on osallistavasta johtamistavasta.
Yhteinen tavoitteiden käsittely luo yhtenäisyyden tunnetta.
Seuraavassa saat viisi vinkkiä, kuinka voit käsitellä laatutavoitteita osallistavasti.
- Sopikaa yhdessä keinot tavoitteisiin pääsemiseksi
Tavoitteet tulee asettaa henkilökunnan kanssa yhdessä. Tämä ei kuitenkaan riitä. Henkilökuntaa ei saa jättää yksin suorittamaan tavoitetta. Keksikää siis yhdessä keinoja, kuinka pääsette tavoitteeseen.
Laatu nimittäin syntyy tekemisen aikana, ei laatumittareita tarkastellessa.
- Älä säilö suunnitelmia omissa kansioissa vaan huolehdi, että suunnitelmat ovat jokaisen nähtävänä vuoden jokaisena päivänä.
Tavoitteet ovat tietysti lueteltu vuosisuunnitelmissa, laatu- tai toimintakäsikirjoissa. Tämä ei riitä. Vuosi on pitkä aika muistaa, mikä teille on tärkeintä ja mihin pyritte.
Tärkeätä siis on, että tavoitteet eivät loju johtajan tai esimiehen pöytälaatikossa tai digitaalisissa kansiossa. Ne tulee olla kaikkien näkyvillä joka päivä. Esitystapa on vapaa, ne voivat olla vaikkapa tauluna yksikön oven pielessä.
Itse tein yksikertaiset PowerPoint esitykset joka yksikön seinälle.
Tämä mahdollistaa sen, että jokainen tietää ja muistaa, mikä on tärkeintä ja mihin pyritään. Toisin sanoen tällä selvennetään päämäärää.
- Seuratkaa tavoitteiden toteutumista vähintään neljännesvuosittain
Tavoitteiden seurannasta ja arvioinnista on siis työyhteisölle paras hyöty. Tästä syystä ne tulee käydä henkilökunnan kanssa läpi vähintään neljännesvuosittain.
Tämä on hyvä tapa myös saada uudet työntekijät sitoutettua ja heidän on helppo päästä kartalle tuloksista.
- Miettikää korjaavia toimenpiteitä tavoitteisiin pääsemiseksi
Palvelun laadun mittaamisen yksi tavoite on, että se näyttää mahdolliset tarpeet korjattavista asioista.
Jos tavoitteen saavuttaminen näyttää vaikealta tai melkeinpä mahdottomalta, miettikää keinoja, joilla voisi korjata tilannetta. Tämä parantaa koko työyhteisön ongelmanratkaisukykyä.
Yhteisön yhteiseksi koettujen haasteiden ja ongelmien läpikäynti tuottaa varmasti tuloksia. Niitä aletaan pohtimaan ja ideoita varmasti syntyy.
Kun keksitte uuden idean, älä pelkää epäonnistumisia. Jos idea ei juuri tällaisena onnistunut, miettikää miten sitä voisi muuttaa. Älkää heittäkö romukoppaan heti koko ideaa.
Sekin on mainiota, jos tavoitteen arvioinnin tulos antaa oivalluksen toimia toisin.
- Hehkuttakaa tavoitteiden saavuttamista
Jos taas tulos on hyvä, sen julkistaminen on hyötyynsä nähden pieni teko. Julkaise siis hyvä tulos suuresti! Jos et pysty siihen, julkaise se edes pienesti, mielummin kuin et ollenkaan. Hehkuttakaa asiaa ja juokaa vaikka kahvit sen kunniaksi. Juhlinnan ei tarvitse olla ylenpalttista, vaan ajatuksella ja eleellä on suurempi merkitys kuin määrällä.
Pienikin palkitseminen lisää motivaatiota ja tuo yhteisölle pystyvyyden tunteen.
Tavoitteiden käsittely yhdessä henkilöstön kanssa kannattaa.
Tällä kaikella haluan sanoa; kun palvelulle on asetettu laatutavoite ja sitä vielä mitataan onnistuneesti, ei työtä pidä jättää siihen. Nimittäin sen käsittelystä voidaan saada ainakin yhtä suuri hyöty kuin tuloksen tiedosta. Itse ole kokenut monta hyvää hetkeä työssäni juuri näissä tilanteissa.
Ps. Tämä viimeinen tämän sarjan blogi johdatti hyvin osallistavaan johtamistapaan. Seuraava blogisarja käsitteleekin kyseistä aihetta. Lisäksi olen valmistelemassa aiheesta verkkokurssia. Se valmistuu vielä tämän kevään aikana.
Millaisia ajatuksia henkilöstön osallistaminen sinussa herättää? Jätä kommenttisi alle ja aloita keskustelu!
Piditkö tästä artikkelista? Saat uusimmat blogikirjoitukset suoraan sähköpostiisi tilaamalla ne täältä
Haluatko saada laatujohtamisen avulla tehokkuutta ja hyvinvointia arkipäivän johtamiseesi Lue lisää täältä.
Vastaa