Aika ja ajanhallinta ovat tämän päivän työelämän suurimpia haasteita. Ajan haltuunotto kannattaa aloittaa vuositasolta.
Tässä blogissa annan viisi vinkkiä hyvään vuosisuunnitteluun.
Näillä vinkeillä säästät aikaa ja minimoit arjen ikävät yllätykset.
Blogissa käytetyt esimerkit kertovat elävästä elämästä. Olen kokenut ne ollessani sote-alalla esimies- ja johtamistehtävissä. Työyhteisöissä suurin osa työntekijöistä teki vuorotyötä, joka tuo aina omat haasteensa ajan suunnitteluun.
Laajempia näkökulmia blogeihini voit lukea seuraavista artikkeleistani: tarina rakastamastani työstä ja minusta sekä 
kuka olen, mistä kirjoitan ja miksi laatujohtaminen
Ikävät yllätykset ärsyttivät ja veivät turhaan voimavaroja – vuosikellot avuksi
Työni alkuaikoina minusta tuntui, että arjessa oli liikaa yllätyksiä. Suunnittelimme omassa yksikössä työtämme. Monen monta kertaa aivan kuin puun takaa tulikin jotain tehtävää, jossa deadline oli jo lähellä. Siinä sitten mietittiin, miten tässä taas näin kävi, kiirettä ja tuskaa riitti.
Usein mietin, miten nuo tilanteet voisi välttää.
Ajan mittaan huomasin, että useat tehtävät toistuvat vuosittain. Löysin sitten avainsanan, vuosikellot.
Jos koko yritys sitoutuu, voidaan useimmat tapahtumat ja tehtävät ennakoida jopa useaksi vuodeksi eteenpäin. Kun kuukaudet jakaa eri toiminnoille tasaisesti, ei työruuhkaa pääse muodostumaan niin helposti.
Niinpä ryhdyin sanoista tekoihin. Tein yksinkertaiset vuosikellot Power Pointilla. Tapahtumat suunnittelimme yhdessä toisten esimiesten kanssa kuukauden tarkkuudella.
Aluksi piirsin samaan kelloon kaikki tapahtumat. Huomasin kuitenkin, että piirros oli liian täyden näköinen. Siksi tein vuosikellot johtamiselle, koulutuksille, palkka- ja taloushallinnolle, laadunhallinnalle ja työsuojelulle kaikille erikseen. Määrittelimme myös asiat, jotka tapahtuvat vuosittain tai joka toinen vuosi tai kolmen vuoden välein.
Vuosikelloja ei siis tarvinnut päivittää edes joka vuosi.
Nykyään on vuosikellojen piirtämiseen digitaalisia sovelluksia, mutta alkuun pääsee ihan yksinkertaisilla piirroksillakin.
Palasimme vuosikelloihin joka kuukausi
Vuosikellot eivät suinkaan lojuneet kansioissa. Johtoryhmän vakioasialistalla oli kohta ”Seuraavan kuukauden tapahtumat”. Kävimme jokaisen vuosikellon läpi. Suunnittelimme ja vastuutimme tehtävät. Toki joitakin asioita piti katsoa myös pidemmälle.
Niin kuin mainitsin, vuosikellojen idea on, että koko yritys sitoutuu niihin. Meillä se oli itsestään selvää.
Seuraavaksi ärsyttivät eri yksiköiden päällekkäiset tapahtumat
Toinen ongelma oli, että eri yksiköt suunnittelivat tapahtumia toisistaan tietämättä päällekkäin.
Oli tilanteita, jolloin laitos- tai palveluasumisen yksiköt olivat suunnitelleet pitävänsä tiimipalaverin tai sisäisen koulutuksen. Juuri samaan aikaan päivätoiminnan henkilökunta järjesti asukkaille virkistystilaisuuden, jonne tarvittiin asukkaille saattajia.
Tilanteet kiristivät yksikköjen henkilökunnan välejä.
Nyt joku voi sanoa, että miksi ette sopineet aikoja. Kyllä niinkin voi tehdä, mutta tämä vie aikaa ja on vaivalloista. Kun yksi yksikkö suunnittelee omaa palaveriansa, soittaako hän kaikkiin muihin yksiköihin ja keskeyttää jokaisen työn? Ei ole tehokasta!
Päädyimme ratkaisuun, joka helpotti tilannetta todella paljon; Laadimme yhdessä kaikkien säännöllisten palavereiden ja tapahtumien vakioajat.
Esimerkiksi tiimipalaverit pidettiin joka kuukauden ensimmäinen torstai klo: 13:30 – 15:00. Kun taas kaikkia asukkaita koskeva virkistystilaisuus oli joka keskiviikko klo.13:30 -14:30 jne.
Yksinkertainen juttu mutta väittäisin, että merkityksellinen. Palavereissa ei mennyt aikaa seuraavan tapaamisen pohdintaan. Päällekkäisiä tapahtumia ei enää sattunut. Lisäksi se helpotti ainakin johtoryhmän vuosilomien suunnittelua huomattavasti.
Mutta, miten saada oikeat ihmiset oikeaan aikaan paikalle?
Arkipäivän yllätyksellisyys ei koskenut vain itseäni. Vuorotyötä tekevät työntekijät, joiden piti osallistua työryhmiin, olivat tietysti juuri vapaalla silloin kun ryhmän tapaaminen oli. Tämä turhautti sekä työntekijöitä että minua.
Vuorotyöläisten aikataulujen suunnittelu on erityisen tärkeää, mutta myös haasteellista. Työvuorosuunnittelu aloitetaan useita viikkoja etukäteen, jolloin pitäisi tietää jokaisen osallistumiset palavereihin ja työryhmiin.
Kerran taas harmittelimme tätä asiaa lounaspöydässä. Silloin eräs nuori mies (oppisopimusopiskelija) totesi, että suuret yrityksethän suunnittelevat kalenterinsa jopa vuodeksi eteenpäin. Miksi emme mekin tekisi niin?
Niin tosiaan- miksi emme tekisi niin – tai ainakin melkein
Siitä lähtien suunnittelimme koko talon kalenterin aina puoleksi vuodeksi eteenpäin.
Suunnittelua helpottivat jo vuosikellossa olevat suuret linjat. Palavereiden ja tapahtumien vakioajat oli helppo lisätä. Sitten vaan kertaluonteiset koulutukset ja muut tapahtumat kalenteriin ja siinä se oli.
Työvuorosuunnittelijat pystyivät ottamaan tapahtumat henkilötasolla huomioon. Kunkin henkilön kohdalle merkittiin työvuorotaulukkoon tapahtumat eri koodeilla. Siitä saatiin myös hyvää seurantatietoa koulutusten ja palavereiden määrästä.
Samoin työajan lyhennykset pystyttiin ennakoimaan hyvin. Päiville, jolloin yhteisiä tapahtumia ei ollut, annettiin lyhennyksiä. Toisaalta jos esimerkiksi koulutus alkoi aikaisin iltapäivällä, ei lyhennyksiä annettu silloin, vaan päinvastoin laitettiin iltavuorolaisten työaika alkamaan aiemmin.
Meidän ihanat lähiesimiehemme tekivät vielä tiedotekoosteen työntekijöille, seuraavan työvuorolistan tapahtumista ja niihin osallistujista.
Tapahtumat kerrattiin vielä joka perjantaisessa viikkotiedotteessa. Tiedot olivat helppo siihen kopioida edellisestä tiedotteesta.
Tietysti tuli vieläkin yllätyksiä mutta, ne olivat minimoitu.
Kertauksena viisi vinkkiä ajanhallintaan
1. Suunnittele vuosikellot johtamiselle, koulutuksille, laadunhallinnalle
Jaa tapahtumat ja tehtävät eri kuukausille. Käy seuraavan kuukauden tapahtumat läpi johtoryhmässä ja tiimeissä. Jaa tehtävät ja vastuuta
2. Suunnittele vakioajat kaikille säännöllisille palavereille ja tapahtumille
Kun suunnittelet vakioajat kaikille säännöllisille palavereille ja tapahtumille, helpottaa se huomattavasti kalenterisi suunnittelua. Lisäksi se säästää jokaisessa palaverissa aikaa, seuraavan palaveriajankohdan suunnittelulta.
3. Suunnittele yksikkösi kalenteri ainakin puolivuotta eteenpäin
On paljon tapahtumia, jotka voidaan ennakoida ja suunnitella hyvissä ajoin. Sunnittele siis yksikkösi kalenteri tarpeeksi pitkälle aikavälille. Tällä toimenpiteellä saat oikeat ihmiset oikeaan aikaan paikalle – vuorotyöläisetkin.
4. Tiedota henkilökuntaa yhteisesti esim. viikkotiedotteessa
Tiedota vielä henkilökuntaa viikon tapahtumista. Tiedottaminen kannattaa kohdistaa sovituille päiville. Sähköpostien jatkuvaa lähettelyä kannattaa muistutteluna välttää.
5. Sitouta mahdollisuuksien mukaan koko yritys/organisaatio sovittuihin aikoihin
Kaikki edellä mainittu onnistuu parhaiten, jos siihen sitoudutaan yrityksessä mahdollisimman laajalti.
Ikävät yllätykset pystytään minimoimaan
Johtamisen arjessa tapahtuu paljon yllätyksiä. Ne vievät turhaan voimavaroja ja ärsyttävät. Yllätyksiä pystytään kuitenkin välttämään, kun tapahtumat ennakoidaan. Väitän, että edellä mainituilla toimenpiteillä pääset jo pitkälle.
Minkälaisia ajatuksia blogi sinussa herättää? Jätä kommenttisi alle ja aloita keskustelu!
Piditkö tästä artikkelista? Saat uusimmat blogikirjoitukset suoraan sähköpostiisi tilaamalla ne täältä
Haluatko saada laatujohtamisen avulla tehokkuutta ja hyvinvointia arkipäivän johtamiseesi Lue lisää täältä.
Vastaa